Por más atención que se le quiera brindar a cada cosa que se realiza en un negocio, es imposible: el tiempo no alcanza, y, aun así, la eficiencia es algo que se debe mantener, pase lo que pase. De forma inevitable, llega un punto en el que la solución para que la operación diaria siga su curso con normalidad es confiar en lo que ofrece actualmente la tecnología.
Los software de gestión empresarial son una opción muy popular, tanto por la cantidad de funciones que es capaz de realizar, como por el potencial que muchas empresas ya aprovechan para destacarse entre la competencia y escalar hacia un crecimiento fructífero.
Si crees que ya es momento de que tu pyme le saque el máximo provecho a este tipo de recursos, pero desconoces qué es lo que puede aportar una herramienta administrativa, la presente nota le dará respuesta a todas las dudas que quizá tengas sobre el tema.
Control contable automatizado
La salud financiera de tu negocio depende de una coherencia entre datos y esa es una de las fortalezas de una plataforma administrativa, pues cuando se trate de una venta, pago o factura recibida, se encargará de crear en automático los asientos contables correspondientes, alineados con las obligaciones tributarias vigentes.
De igual manera, los usuarios podrán configurar catálogos contables personalizados, establecer reglas de contabilización automáticas y crear reportes con trazabilidad completa, algo útil si tu volumen de ventas es alto y te interesa llevar un control puntual.
A la larga, la automatización te permitirá agilizar tareas que antes tardaban horas en completarse y tener claridad en tiempo real, de tal modo prevengas alguna desviación y, por supuesto, tomes decisiones basadas en cifras 100% confiables.
Facturación electrónica integrada
Un software administrativo para negocios genera y envía facturas a la DIAN para su validación inmediata, por lo que será innecesario que acudas a portales externos. Dicho proceso aplicará con facturas de venta, notas crédito, notas débito y otros comprobantes electrónicos.
La plataforma de Siigo, por ejemplo, toma los datos de cada transacción, crea la factura en el formato técnico requerido (XML), la transmite a la DIAN y recibe su validación; al aprobarse, la factura queda registrada con su respectivo CUFE (Código Único de Factura Electrónica), así como almacenada en un entorno seguro, con acceso centralizado para consultas posteriores.
Inventario con actualizaciones inmediatas
¿Quieres saber lo que pasa con tu stock? Gracias a un sistema administrativo, problemas como la acumulación de productos o los errores en pedidos dejarán de ser una preocupación que te robe la tranquilidad, ya que se te permitirá registrar cada movimiento de entrada o salida, y los saldos se reflejarán al instante.
Con la implementación de una herramienta así, tu personal tampoco se sentirá agobiado con los conteos manuales, ni deberá hacer revisiones físicas una y otra vez, temiendo haber colocado un dato erróneo.
Algunos piensan “¿Para qué? Si como opero ahora no he enfrentado fallas”, pero lo mejor es pensar en una situación futura de demanda que te pueda poner en focos rojos y acabe por desbordarse. ¡No! Actúa hoy, déjate guiar por una solución innovadora para realizar una planificación de compras, evitar sobrecostos por exceso y mejorar el flujo de caja manteniendo niveles óptimos de stock.
Control de cuentas por cobrar
Una gran cantidad de empresas pierden liquidez por una falta de claridad sobre quién debe, cuánto y desde cuándo, así que si este es tu caso, lo ideal es que comiences a usar un software que, por ejemplo, te notifique los saldos pendientes, reorganice las cuentas por cliente y te deje visualizar los periodos de mora.
Inclusive, hay opciones en el mercado que te ayudan a priorizar acciones de cobro a través de reportes por antigüedad de saldos. Teniendo este nivel de trazabilidad, tacharás la incobrabilidad de tu lista de problemas con los que tienes que lidiar y mantendrás un flujo de caja sano.
Integración bancaria directa
Las conciliaciones bancarias que se llevan a cabo manualmente consumen demasiado tiempo, y, por si fuera poco, elevan el riesgo de poner un dato equivocado, dando pie a discrepancias contables. Por lo general, se recomienda no depender de múltiples plataformas para revisar saldos, movimientos y pagos, e integrar a la operación un programa administrativo.
Ojo: no cualquiera, sino uno al que se puedan conectar las cuentas de la empresa, y así, sea posible importar los movimientos bancarios, asociarlos automáticamente con transacciones registradas y validar los saldos; todo sin que tu personal o tú intervengan.
Lo que la plataforma hace es cruzar datos y marcar automáticamente coincidencias o diferencias para que la conciliación mensual se cumpla con mayor rapidez y nada tome por sorpresa a tu negocio.
Información siempre actualizada
Trabajar con datos viejos también te retrasa. Como hemos revisado, el desconocimiento es uno de los peores enemigos de tu empresa porque acaba siendo un impedimento para que te anticipes a riesgos, o bien, identifiques oportunidades.
¿Cómo te beneficia una plataforma administrativa en esto? Además de tener acceso a la información al momento, el sistema le brindará a tu equipo y a ti informes con un panorama enriquecido del negocio acerca de ventas, gastos, ingresos, impuestos, etc., ya sea por área, periodo o indicador.
Ya nadie andará a ciegas, esperando por cierres mensuales, ni actuando bajo suposiciones: el responsable de cada departamento estará preparado para enfrentar cualquier situación que le exija tomar una decisión inmediata.
Portal colaborativo
El intercambio de información con clientes y proveedores a veces llega a crear confusión debido al exceso de documentos, las confirmaciones de pagos… En fin, un caos que los programas de gestión empresarial logran calmar, pues muchos le dan la oportunidad a terceros de entrar a un espacio en el que pueden consultar facturas, o incluso, hablar con la empresa.
Ya que todo queda registrado en un solo lugar, el personal administrativo respira tranquilo al igual que los clientes, quienes dejan atrás el estrés de enviar una lluvia de correos y ven en tiempo real la documentación que les concierne.
Cálculo fiscal
Si constantemente lidias con el cumplimiento de las obligaciones tributarias, un software será tu salvavidas, sobre todo cuando se trate de hacer el cálculo y la preparación de impuestos, como IVA, retenciones o anticipos, con base en los movimientos registrados, todo según los requerimientos de la DIAN.
Un control adecuado de este aspecto es indispensable para evitar sanciones, así que si a tu negocio es común que se le pasen determinados plazos o una de sus debilidades es el registro incompleto de transacciones, para de gastar recursos en asesorías externas e invierte en un programa que, a largo plazo, te retribuya en mejores prácticas con las exigencias legales.
Acceso multiplataforma
Ya nadie desea estar atado a una computadora en una oficina: el ajetreo del día a día ya no lo permite y cada vez es más usual que los equipos de trabajo se vean en la necesidad de, por ejemplo, autorizar compras, o emitir facturas fuera del lugar y el horario en el que se labora.
Si tu ritmo es así, entonces acércate con un proveedor que tenga programas que operen en la nube y te permitan ingresar al mismo desde cualquier dispositivo con conexión a internet para consultar información o ejecutar ciertas tareas.
Al atender requerimientos a la brevedad, tu negocio se mantendrá activo y los clientes tendrán la confianza de que nada se quedará atorado, ni siquiera si toda tu planta trabaja de manera remota. Y claro, sin que ninguna parte se preocupe por la seguridad de los datos que se manejen.
Después de haberte expuesto estas funciones, ¿cuál es el paso que quieres dar con tu empresa? ¿Decides rendirte ante el peso de lo obsoleto o entender que las circunstancias exigen un cambio urgente, que te encamine hacia el éxito? Todo depende de ti.
