Existen personas que, cuando deciden contratar un software de facturación electrónica, se precipitan y escogen al primer proveedor que les aparece en Google, pero hacer esto puede ser contraproducente porque la opción adquirida debe ofrecer soluciones que resuelvan las problemáticas que enfrenta el negocio en la actualidad.
Por ejemplo, aunque para una pyme parezca tentador implementar una herramienta cuyo diseño está orientado a empresas grandes por el número de características integradas, lo mejor es que busque algo más ad hoc a sus condiciones.
¿Qué más se tiene que considerar? Este artículo va a explicar los parámetros más importantes con el objetivo de que la gente interesada en probar dicha tecnología tome una decisión de la cual se sienta 100% segura.
Lo que sí o sí debe tener un software
Cumplimiento automático de la normativa vigente: Hay que verificar que se encuentre actualizado frente a los requerimientos de la DIAN (fechas de emisión y envío, estructura del documento electrónico, etc.).
Capacidad de automatización: La intervención manual deja de ser necesaria, ya que el sistema de facturación electrónica se ocupa de realizar las tareas monótonas, garantizando que los datos que se introduzcan sean correctos y estén bien organizados; así, nadie deberá ponerse a revisarlos doble vez en busca de errores.
Facilidad de uso: Un panel saturado con funciones poco claras resulta inservible; lo ideal es preguntar si la interfaz es lo suficientemente clara como para utilizarse sin solicitar ayuda externa. Una enorme cantidad de soluciones cuentan con pruebas gratuitas, así que pueden aprovecharse para evaluarse antes de pagar por planes más largos.
Operatividad en la nube: Porque el acceso desde cualquier lugar y dispositivo con conexión a internet es muy valorado, en especial, entre equipos remotos que se inclinan hacia tecnología que resguarde la información que se trabaja y les permita seguir al pendiente de lo que pasa en el negocio.
Buen soporte: Las marcas que acompañan a los usuarios durante todo el proceso de instalación tienen una reputación notable, y más aún, si responden a la brevedad cuando se presentan problemas técnicos que requieren asistencia inmediata.
Escalabilidad: El mejor programa es aquel que puede crecer junto a una empresa sin obligarla a que migre a otra solución o empiece de cero con otro desarrollador.
Retos principales en la implementación de un software
Variedad de proveedores disponibles en el mercado: La lista en Colombia es larga y el simple hecho de investigar los beneficios que brinda cada desarrollador, llega a ser abrumador para la gente y causar confusión.
Inversión inicial: Si bien las herramientas en la nube han bajado sus costos en comparación con licencias tradicionales, todavía impera la duda acerca de cuántos recursos destinar, cuidando la rentabilidad del negocio.
Incumplimiento con la DIAN: Las sanciones o las demoras obligan a las empresas a ser quisquillosas con la opción elegida, y con justa razón, pues la normativa se actualiza de manera demasiado frecuente.
¿Cómo se puede tomar una decisión de acuerdo al perfil de la empresa?
El número de facturas que se emite, al igual que la dinámica de operación, son factores decisivos, pensemos en lo siguiente: un profesional independiente que factura a pocos clientes puede trabajar con una plataforma sencilla; caso contrario con una pyme que gestiona un volumen considerable de transacciones.
Mismo caso con los negocios que trabajan con inventarios, pues su prioridad será encontrar un software con registro automático de entradas y salidas de productos o el control de existencias en tiempo real. En cambio, un consultor, por ejemplo, se beneficiará más de la integración con módulos contables y de gestión de clientes.
Por último, está la proyección de crecimiento, abordada ya en un subtítulo anterior. Un programa que quizá sea suficiente en una etapa inicial, luego podría quedarse corto si no ofrece la posibilidad de añadir usuarios o integrar nuevas funcionalidades.
El respaldo de marcas con trayectoria en el mercado
El prestigio del proveedor también tiene que entrar en el juego, y en Colombia, Siigo se ha consolidado como uno con décadas de experiencia en la gestión contable y administrativa, factor que le ha ayudado a ganar la confianza de pymes y contadores que agradecen la tecnología que hace más liviana su jornada laboral.
En la medida de lo posible, se recomienda estudiar la oferta de este tipo de expertos que han construido ya un ecosistema digital enfocado en simplificar los procesos diarios que le quitan tiempo y energía a las personas cuando bien pueden confiar en una herramienta cualificada, lista para asistir en innumerables quehaceres.
De cualquier modo, siempre se aconseja que los interesados resuelvan todas las dudas que tengan con el desarrollador correspondiente con el fin de verificar si, en efecto, esa alternativa es la definitiva y la que acompañará a la empresa en su camino hacia el éxito.
