Con la llegada del COVID-19, cientos de miles de empresas en el mundo se vieron forzadas a ajustarse a una nueva realidad. A pesar de que nadie podía salir de sus casas, las organizaciones debían continuar operaciones. Fue así que millones de personas empezaron a trabajar en un modelo de trabajo flexible y desde casa de forma obligatoria. No obstante la forma de entender el ambiente de trabajo tradicional, caracterizado por su presencialidad y falta de flexibilidad, ya venían cambiando por uno en el que la flexibilidad de los espacios y tiempos aumentan la productividad. Según datos del Ministerio de Tecnologías de la Información y Comunicaciones (MinTIC) en el 2018 había aproximadamente 122.278 personas en modalidad de trabajo remoto. Es decir, 40% más que en los dos años anteriores.
En 2020, debido a la emergencia sanitaria, casi el 100% de las empresas emplearon esta modalidad. Aunque las medidas de aislamiento obligatorio acabaron, de acuerdo con una investigación de la firma colombiana Ubits, el 66,2% de las organizaciones está considerando implementar el trabajo remoto en su empresa. De ellas, el 49% lo haría de manera mixta (el trabajador va a la oficina solo los días que lo crea necesario), mientras que el 40,4% usaría la modalidad de ‘coworking’. Tan solo el 10,6% implementaría el trabajo remoto en un 100%. Para aquellas empresas que buscan implementar un modelo mixto, donde los empleados asistirán únicamente algunos días de la semana a sus oficinas, nació Escritoir, una aplicación permite a los colaboradores reservar puestos de trabajo, salas de reuniones u otros espacios en sus propias oficinas.
De esta manera las organizaciones se despiden de puestos fijos de trabajo y pasan a tener espacios compartidos en sus propias instalaciones. Además, la plataforma permitirá hacer un control y seguimiento de ocupación y uso de oficinas detallada; convirtiéndose en una herramienta valiosa para la toma de decisiones relacionadas a la capacidad instalada necesaria y óptima para las organizaciones. Así, las empresas podrán optimizar el tiempo de sus trabajadores, el uso del espacio y ahorrarán costos de arrendamiento, según lo explica Juan Sebastián Romero, Gerente de Tecnología de Escritoir.
¿A raíz de la pandemia del Coronavirus, qué tanto se ha extendido el modelo de teletrabajo en el país?
Se ha consolidado bastante bien. Creo que el teletrabajo no solamente era una opción en este momento de pandemia sino mucho antes, aunque las empresas no estaban
preparadas o acostumbradas a tener a sus empleados trabajando desde la casa. Así que lo que estamos haciendo es como una etapa para que las empresas puedan tener un modelo mixto, el cual permita que las personas puedan ir a la oficina y que también puedan trabajar desde la casa sin perder ciertas características que tiene el trabajo presencial en una oficina como la interacción con las personas, el crecimiento profesional y la proyección laboral.
¿De donde surgió la idea de utilizar una app para solucionar esta situación?
Aunque muchos esperamos volver a trabajar juntos en una oficina, la verdad es que muchos ahora sabemos que trabajar en casa también trae grandes beneficios. Por eso, a futuro la gente adoptará una manera de trabajar híbrida y flexible en la que según sus necesidades profesionales y personales podrán optar libremente cómo y en qué lugar quieren hacerlo. De esta realidad nació Escritoir.
¿En qué consiste esta aplicación desarrollada para brindar este tipo de soluciones en el teletrabajo?
Se trata de una aplicación muy sencilla que se conecta al sistema de usuarios de una empresa para que los empleados puedan ver las características físicas que tiene la oficina y puedan llegar a escoger cuál es el espacio en donde desean trabajar y cuáles son las personas que van a estar a su alrededor con el fin de que si alguien se siente que puede ser más eficiente con una persona determinada o si necesita un cierta persona en particular lo pueda hacer. Además da la flexibilidad al empleado para que pueda llegar y tomar la decisión que mejor le parezca en temas de ciberseguridad, con el fin de que ese usuario se sienta mucho más seguro, que pueda trabajar mucho mejor, más concentrado y que aprovecha cuáles son las personas con las cuales le conviene trabajar y que aproveche al máximo el momento cuando va a la oficina.
¿Y cómo se garantiza el tema de la ciberseguridad que es uno de los principales temores?
Nosotros nos conectamos a los sistemas de usuarios de las empresas, las cuales por lo general tienen generados sus sistemas de seguridad bien específicos para el manejo de la información y, a su vez, los usuarios se conectan a Escritoir a través del sistema de verificación y de autenticación de la empresa y ellos deciden qué compartir, bien sea un correo electrónico o información adicional, pero siempre dejamos que sea el mismo sistema de autenticación el que nos de la información de los usuarios y tratar de no poner una capa adicional que pueda llegar a ser vulnerable a información que no debería salir de manos de la empresa.
¿Qué tipo de actividades propias de la presencialidad se pueden desarrollar allí?
En en esta fase con la aplicación se han creado dinámicas de trabajo donde el empleado pueda llegar y tomar decisiones de cuando ir, con ciertas variables que el usuario pueda considerar relevantes para su labor, como por ejemplo la cantidad de personas con las
que se sienta seguro para trabajar alrededor y que el espacio sea en el que ella quiere estar. En la segunda fase hay un tema más social que involucra qué cosas están haciendo otros departamentos y otras personas para que el empleado pueda saber y conocer cómo crecer dentro de la empresa. Por ejemplo, el hecho de no estar en forma presencial en una empresa evita el contacto con alguien de Recursos Humanos que pueda suministrarnos información sobre vacantes o sobre nuevas oportunidades que hay dentro de la misma empresa. Y puesto que el usuario se puede perder esas oportunidades, quisimos hacer de esta aplicación algo más social. En una fase posterior estamos detectando qué es lo que sucede en torno a este tema de la pandemia y cuáles serán sus incidencias a largo plazo, qué va a pasar luego de que tengamos una vacuna para el Covid-19, para seguir en una siguiente línea.
¿Qué tanto aceptación ha tenido esta aplicación en el tiempo que lleva operando?
La respuesta ha sido bastante positiva, aunque obviamente todas las empresas tienen requerimientos diferentes o necesidades específicas para sus usuarios. Pero ha sido positiva porque como están cambiando constantemente la regulación y las reglas, la aplicaicón les ha permitido adaptarse a esos cambios y que puedan llegar y fácilmente acomodar los puestos de trabajo con sus áreas físicas y adecuarse digitalmente para darle visibilidad a los empleados de qué cambios están ocurriendo en sus áreas fisicas. Esa respuesta ha sido muy positiva porque les da visibilidad a los empleados sobre qué está ocurriendo en sus oficinas y qué en que es lo que se está trabajando para que ellos puedan volver en forma presencial.
