En Colombia, la factura electrónica de venta es obligatoria para la mayoría de contribuyentes y se transmite para validación previa por la DIAN. Si inicia actividades, cambia de régimen, abre un punto de venta o va a contratar con empresas que exigen facturación, esta guía le explica cómo habilitarse, emitir con el facturador gratuito o con un proveedor tecnológico, los documentos que la DIAN exige (POS electrónico, nómina electrónica y documento soporte) y las sanciones por incumplir.
Qué necesita antes de empezar
- RUT activo y actualizado con responsabilidades correctas, incluyendo la de facturación electrónica cuando aplique.
- Autorización de numeración de facturación (resolución vigente con prefijo y rangos).
- Habilitación en el servicio informático electrónico de factura electrónica: puede usar el facturador gratuito DIAN, su software propio o un proveedor tecnológico autorizado.
- Certificado de firma digital (lo gestiona el sistema que utilice; el gratuito de la DIAN firma por usted).
Ruta práctica para habilitarse y facturar
- Actualice su RUT: verifique que figure la responsabilidad de facturación electrónica y la actividad CIIU correcta.
- Solicite la numeración: ingrese al módulo de Numeración de facturación en la DIAN, pida su resolución (prefijo, rango y vigencia) y descárguela en PDF.
- Habilítese como facturador: en el portal de factura electrónica registre el modo de operación (gratuito, propio o proveedor), haga las pruebas y pase a producción.
- Asocie su resolución al software con el que facturará (prefijo y rango autorizados) y configure los datos fiscales.
- Empiece a emitir: cada factura se envía a la DIAN para validación. Si es aceptada, entregue el XML y/o PDF al cliente (con CUFE y QR).
- Gestione notas débito/crédito cuando requiera ajustes y conserve la información electrónica por el tiempo legal.
Opciones para emitir: gratuita vs proveedor tecnológico
| Opción | Costo | Ventajas | Limitaciones |
|---|---|---|---|
| Facturador gratuito DIAN | Sin costo | Rápido para empezar, cumple con validación de la DIAN, firma y genera PDF con QR | Funciones básicas; menos integraciones (inventario, POS, contabilidad) |
| Proveedor tecnológico | Plan mensual o por documento | Automatiza inventario/contabilidad, multitienda, API, reportes, soporte | Tiene costo y contrato; requiere configuración inicial |
| Software propio | Desarrollo interno | Total control e integración a la medida | Costos de desarrollo/soporte y responsabilidad total de cumplimiento |
Documentos electrónicos relacionados que debe conocer
- Documento equivalente POS electrónico: reemplaza al tiquete POS tradicional. Para ventas al consumidor final en puntos de venta. Debe transmitirse electrónicamente a la DIAN y cumplir las validaciones del esquema POS electrónico.
- Documento soporte de adquisiciones a no obligados a facturar: cuando compra a personas que no expiden factura ni documento equivalente, usted emite un documento soporte electrónico y lo transmite a la DIAN en los plazos vigentes.
- Nómina electrónica: los empleadores transmiten el soporte de pago de nómina electrónica (y sus notas de ajuste) cada mes, según calendario DIAN.
- Eventos de recepción de facturas: para aceptar o rechazar comercialmente las facturas recibidas (acuse de recibo, recibo de bienes/servicios y aceptación o rechazo).
Emisión con el facturador gratuito DIAN (resumen)
- En el portal de factura electrónica, elija Facturador Gratuito como modo de operación y haga las pruebas de habilitación.
- Registre su resolución de numeración (prefijo y rango) en el sistema.
- Configure productos/servicios, impuestos (IVA/INC si aplica) y clientes.
- Genere la factura; el sistema la transmite y valida. Descargue el PDF con QR o compártalo por correo.
Claves del contenido de la factura
- CUFE y código QR visibles en el PDF.
- Prefijo y numeración de su resolución vigente.
- Datos del vendedor y del adquirente (NIT/CC, nombres, direcciones).
- Detalle de productos/servicios, cantidades, valores unitarios, descuentos.
- Impuestos discriminados (IVA, INC o exento/excluido según corresponda).
- Medio de pago, fecha de expedición y vencimiento.
Errores frecuentes y cómo evitarlos
- Numeración vencida o sin prefijo: renueve o solicite a tiempo una nueva resolución y configúrela en el software.
- Datos del RUT desactualizados: cambió domicilio/actividad y no lo reflejó. Actualice el RUT antes de facturar.
- No transmitir los documentos electrónicos (POS, nómina, soporte a no obligados): configure recordatorios y flujos automáticos.
- No registrar eventos de recepción de las facturas que recibe: establezca un procedimiento con su área contable para generar acuses y aceptaciones.
- Pérdida de XML/PDF: haga copias de seguridad y políticas de archivo por el tiempo legal de conservación.
Quiénes están obligados y excepciones típicas
En términos generales, están obligadas las personas naturales y jurídicas que venden bienes o prestan servicios en el territorio nacional y que, por norma, deben expedir factura o documento equivalente. Existen excepciones (por ejemplo, ciertas ventas de bajo monto en transporte público o servicios muy específicos), pero si factura a empresas o al Estado, o si desarrolla actividades comerciales regulares, lo más probable es que deba facturar electrónicamente. Si tiene dudas, consulte con su contador o con la DIAN.
Sanciones por no facturar o hacerlo mal
- Multas económicas proporcionales al valor de las operaciones no facturadas o cometidas en contravención.
- Cierre temporal del establecimiento en casos de reincidencia o incumplimientos graves.
- Imposibilidad de deducir costos y gastos cuando los soportes no cumplen requisitos.
Preguntas frecuentes
- ¿Puedo empezar con el facturador gratuito y luego cambiar a un proveedor? Sí. Puede migrar cuando necesite más funciones. Debe registrar el nuevo modo en la DIAN y mantener su numeración al día.
- ¿El POS electrónico reemplaza la factura? Para ventas al consumidor final en mostrador, se usa el documento equivalente POS electrónico. Si el cliente solicita factura de venta electrónica con identificación, debe emitirla.
- ¿La nómina electrónica es obligatoria para todos los empleadores? Sí, cuando hay pago de nómina a trabajadores; se transmite mensualmente según calendario DIAN.
- ¿Cómo valida un cliente mi factura? Con el QR y el CUFE del PDF puede consultarla en los servicios de validación de la DIAN.
- ¿Debo conservar XML y PDF? Sí. El emisor y el adquirente deben conservar los soportes electrónicos durante el tiempo de ley.
